Organizza i tuoi eventi nella Reggia di Caserta

Il presente regolamento disciplina le modalità di concessione a terzi degli spazi della Reggia di Caserta, subordinatamente e compatibilmente al regolare svolgimento delle medesime attività istituzionali. Gli spazi possono essere concessi per le iniziative di seguito indicate:

1. eventi con finalità istituzionali: iniziative organizzate nell'ambito di collaborazioni istituzionali con il Ministero;
2. eventi con finalità di beneficenza: iniziative diverse organizzate per la raccolta fondi con scopi coerenti alla missione del museo anche in un approccio di raggiungimento degli obiettivi di sostenibilità dell’Agenda 2030
3. eventi con finalità culturali: iniziative dirette alla promozione culturale, sociale, tecnica e scientifica ed alla valorizzazione del patrimonio UNESCO
4. eventi a carattere privato: meeting, congressi, convegni, serate di beneficenza, con eventuale rinfresco, pranzo o cena; spettacoli o concerti senza vendita di biglietto
5. eventi con potenziale scopo di lucro: mostre temporanee, sfilate, spettacoli e concerti con vendita di biglietto, presentazioni editoriali.

Gli spazi non possono essere concessi in uso per iniziative di carattere politico, religioso e/o per attività commerciali, salvo specifica autorizzazione del Direttore della Reggia e sentito il Consiglio di Amministrazione.

Iniziative non contemplate dell’elenco, coerenti alla missione istituzionale di salvaguardia e valorizzazione del patrimonio, potranno essere oggetto di valutazione da parte della direzione.

La Reggia di Caserta concede in uso i seguenti spazi:

• Sala Romanelli;
• Sala della Gloria;
• Sala della Vista;
• Cappella Palatina;
• Scalone Reale e Vestibolo Superiore ed
• Quadreria;
• I° e II° Cortile;
• Sale Mostre temporanee;
• Area ingresso Parco, primo parterre (sx o dx)
• Area ingresso Parco, secondo parterre (sx o dx)
• Castelluccia
• Parterre Fontana di Eolo
• Area terrazzata       sovrastante       Fontana Margherita
• Parterre Fontana di Diana ed Atteone
• Parterre Palazzina Inglese
• Palazzina Inglese
• Aperia
• Serra
• Parterre del Bosco Vecchio

Il regolamento prevede la predisposizione e aggiornamenti della planimetria con il dettaglio delle caratteristiche e descrizione degli ambienti.

I canoni di concessione sono indicati nell’allegato tariffario che costituisce parte integrante del presente regolamento e prevedono per ciascun ambiente una tariffa minima e massima. La valutazione dell’applicazione della tariffa complessiva fa riferimento alle seguenti componenti:

• numero di persone partecipanti all’evento
• finalità perseguite (il perseguimento di uno scopo benefico anziché un mero scopo privato o di lucro, richieste presentate da associazioni no profit o di volontariato piuttosto che da un’azienda privata)
• tipologia delle attività
• complessità dell’organizzazione dell’evento
• spazi di servizio utilizzati
• tempi complessivi dell’evento compreso allestimento e disallestimento
• giorni di utilizzo degli spazi in concessione, compresi i giorni di allestimento e di allestimento

Concorrono alla formazione della voce finale di costo, unitamente al canone, il costo d’istruttoria, le spese per le pulizie e i consumi forfettari di energia elettrica (la cui entità varia a seconda della durata dell’evento e del numero dei fruitori), il costo del ripristino del manto erboso in caso di concessione d’uso dei parterre, i costi per il personale in conto terzi, così come meglio dettagliato nei successivi articoli.

Ricevuta l’istanza, compilata secondo l’apposita modulistica, l’Amministrazione all’atto di avvio della procedura amministrativa che porterà al rilascio dell’autorizzazione all’utilizzo degli spazi.

A riconoscimento dei costi di istruttoria è fatto d’’obbligo versare la somma di 300 € sul conto corrente intestato a Intesa San Paolo IBAN IT17C0306914937100000046163

Il mancato versamento comporterà l’impossibilità di avviare la procedura da parte del Servizio competente.

In caso di utilizzo della Sala Romanelli e della Sala della Vista, il passaggio attraverso la Sala della Gloria e l’utilizzo della retrostanza in cui è presente la balconata sulla cui balaustra posizionare la scala elevatrice, comporterà l’applicazione il costo aggiuntivo di 400 €

Analogo costo aggiuntivo di € 400 sarà applicato in caso di utilizzo della Sala della Gloria e/o della Vista per il passaggio attraverso la Sala Romanelli.

In caso di utilizzo delle retrostanze di Sala Romanelli, Sala della Gloria e Sala della Vista, è applicato il canone di 100 € a retrostanza..

Per ogni giorno in più di allestimento o disallestimento rispetto al giorno dell’evento è applicata la tariffa giornaliere di 100 €

Il costo delle pulizie è concordato direttamente con la Ditta SIASS, concessionario del servizio di pulizia all’interno del Museo.

Il costo complessivo corrisponderà all’attività svolta dalla Ditta per garantire la costante pulizia durante tutta l’attività: dal disallestimento, allo svolgimento al disallestimento.

In caso di numero dei partecipanti superiore a 100 unità dovranno essere sostenuti, in aggiunta ai costi di pulizia dei bagni, anche i costi per garantire il decoro nell’utilizzo con il presidio fisso servizi.

Il consumo di energia elettrica è di 300 €, eventuali ulteriori addebiti saranno concordati in fase di autorizzazione favorevole in considerazione della complessità dell’evento e della durata.

La concessione d’uso degli spazi è consentita assicurando la presenza in conto terzi del personale del MiBACT ai fini della tutela del bene. Le prestazioni in conto terzi presentano una natura pubblicistica per quanto riguarda il rapporto di lavoro e la finalità di custodia del patrimonio culturale e la sicurezza dei luoghi e degli utenti, e una natura privatistica per quanto attiene il rapporto che intercorre con terzi e concessionari.

Nell’autorizzazione preventiva prevista all’art. 9 è indicato il numero di unità del personale coinvolto, le modalità e i tempi per lo svolgimento della prestazione, il corrispettivo complessivo, le modalità di pagamento, il canone di concessione, le garanzie assicurative ed ogni altra documentazione richiesta a salvaguardia del Complesso della Reggia di Caserta.

Il Funzionario responsabile del Servizio Concessioni d’uso e conto terzi predisporrà, in accordo con i Servizi competenti per la tutela, sicurezza ed i rapporti con il pubblico ed i Coordinatori, la Consegna in conto terzi per l’iniziativa dove saranno indicate le unità di personale richieste, la collocazione per zone di servizio, le mansioni da svolgere da ogni unità in considerazione di quanto autorizzato al concessionario.

L’ Amministrazione concederà l’uso degli spazi nello stato di fatto in cui sono al momento della concessione; nello stesso stato di conservazione, decoro e pulizia dovranno essere restituiti al termine dell’evento e delle relative attività di disallestimento. A tal fine un funzionario incaricato, o suo delegato, e indicato formalmente nell’autorizzazione preliminare favorevole, sarà competente per la redazione del Verbale di accertamento iniziale in contraddittorio dello stato dei luoghi prima dell’inizio di ogni attività. A manifestazione ultimata, entro le 24 ore successive al disallestimento, un ulteriore sopralluogo congiunto dovrà rilevare nel Verbale di accertamento finale la sussistenza delle medesime condizioni vigenti prima del suo inizio (non dovrà essere, in altri termini, alterato lo stato di fatto dei luoghi). Entrambi verbali sono corredati da fotografie pre e post evento. Nel caso in cui l’incaricato dell’Amministrazione constatasse dei danni o difformità rispetto a quanto accertato prima della tenuta dell’iniziativa redigerà un Verbale di constatazione danno dal quale ne verrà desunta l’entità del danneggiamento e i conseguenti obblighi del concessionario.

Eventuale materiale depositato, negli spazi indicati dall’Amministrazione, dovrà essere ritirato il giorno stesso della conclusione della manifestazione, o comunque entro le date previste dall’attività di disallestimento indicate. In caso contrario la Reggia si ritiene autorizzata allo sgombero del materiale depositato addebitando al concessionario le spese conseguenti.

I mezzi impiegati per l’organizzazione degli eventi devono essere preventivamente autorizzati dal Servizio Concessioni d’uso, conto terzi, contenzioso legale. Si precisa che l’autorizzazione all’accesso e permanenza all’interno del Complesso della Reggia di Caserta, negli spazi appositamente e preventivamente concordati, è concessa solo per i tempi strettamente necessari alle operazioni di carico e scarico dei materiali.

Per l’utilizzo degli spazi della Reggia di Caserta dovrà essere formulata apposita Domanda utilizzando esclusivamente la modulistica predisposta dall'amministrazione (scaricabile dal sito web della stessa al seguente link         ), sottoscritta dal Responsabile Organizzativo/Concessionario, cui dovrà essere allegata la fotocopia del documento di riconoscimento dello stesso in corso di validità. A tal fine si precisa che la figura del concessionario corrisponde con la persona fisica o giuridica interessata all’evento e promotrice dello stesso; tuttavia la richiesta può essere presentata anche dal soggetto attuatore dell’evento che sovraintende all’intera organizzazione dello stesso e che si ritiene corresponsabile dell’evento; in tal caso la sua figura corrisponderà a quella del Responsabile Organizzativo dell’evento.

Il Responsabile Organizzativo/Concessionario dovrà avere piena conoscenza delle disposizioni che disciplinano il rapporto tra le parti ed essere munito dei necessari poteri per la formulazione dell'istanza e

per la successiva gestione dell'evento; al medesimo responsabile, individuato quale referente dell'iniziativa, saranno trasmesse eventuali comunicazioni e/o disposizioni inerenti l'evento.

La richiesta, completa della documentazione da allegare come da predetto modello, dovrà essere trasmessa all'indirizzo di posta elettronica “re-ce@beniculturali.it” nel termine di almeno 50 giorni antecedenti alla data dell'evento.

Alla richiesta protocollata e assegnata al Servizio Concessioni d’uso, conto terzi, contenzioso legale, che verrà sottoposta a valutazione preliminare da parte dell’Amministrazione, farà seguito entro dieci giorni alla mail indicata nella Domanda, il diniego o l’autorizzazione favorevole con l’indicazione dei costi di massima in relazione a quanto richiesto nel modulo. Entro tre giorni lavorativi il Responsabile Organizzativo/Concessionario è tenuto a confermare l’interesse e chiedere il sopralluogo tecnico degli spazi oggetto della richiesta di concessione. Al sopralluogo da effettuare entro sette giorni dalla conferma, pena annullamento della domanda, oltre il Concessionario il richiedente e/o i soggetti attuatori dell'evento, sarà presente il personale delegato del Servizio Manutenzioni, impianti, sicurezza e a secondo gli spazi richiesti, il personale delegato del Servizio Conservazione del patrimonio storico artistico; del Servizio Accessibilità, valorizzazione funzionale del palazzo, allestimenti; del Servizio Salvaguardia e valorizzazione del complesso del parco . In quella sede dovranno essere dettagliatamente chiarite le volontà e le esigenze organizzative degli eventi e la compatibilità con le priorità di sicurezza, salvaguardia e organizzazione della Reggia di Caserta.

Al termine del sopralluogo il Responsabile Organizzativo/Concessionario è tenuto a confermare entro tre giorni, tramite modello allegato B, l'interesse alla concessione con specifica accettazione, senza riserve, degli spazi messi a disposizione alle condizioni accertate all'atto del sopralluogo.

A seguito della conferma ed accettazione da parte del Responsabile Organizzativo/Concessionario l'amministrazione rilascerà entro i 10 giorni successivi l’Autorizzazione preliminare, in cui sarà indicata la documentazione necessaria al rilascio dall’atto di Concessione come di seguito indicati:

1. polizza assicurativa RCT-RCO del valore di 2 milioni di euro, eventuali maggiori coperture potranno essere stabilite dalla direzione in funzione delle caratteristiche degli spazi, del numero dei partecipanti e dei rischi intrinseci dell'evento e dei suoi allestimenti. La polizza dovrà coprire il periodo temporale intercorrente tra l'inizio dell'allestimento, l’evento ed il completo disallestimento come puntualmente concordato tra le parti e indicato nell’ Atto di concessione.
2. certificato di iscrizione alla Camera di Commercio, Industria e Artigianato con oggetto sociale inerente la tipologia dell’evento di ogni soggetto giuridico impiegato; documento unico di regolarità contributiva ed assicurativa di ogni soggetto giuridico (catering, ditta di pulizie, ditta decorazioni, ditta movimentazione ecc.) coinvolto nell'organizzazione dell’evento;
3. autocertificazione ai sensi del DPR 445/2000 in ordine al possesso degli altri requisiti previsti all’allegato XVII del D.Lgs. n. 81/08 e s.m.i.;
4. autocertificazione ai sensi del DPR 445/2000 con la quale il Concessionario /Responsabile organizzativo dichiara e attesta di non trovarsi in nessuna delle situazioni di cui all’art. 80 del D. Lgs. 50/2016; il possesso dei requisiti morali previsti dall’art 11 del T.U.L.P.S. (testo unico legge pubblica sicurezza); l’indicazione del personale addetto alle lavorazioni con relativo elenco dei D.P.I. fornito ai lavoratori (valutato dal competente ufficio responsabile della sicurezza di questa amministrazione);
5. in caso di pubblico spettacolo è necessario produrre copia della comunicazione presentata c/o la Questura relativa al “Preavviso di pubblica manifestazione” ai sensi dell'art. 18 T.U.L.P.S. 773/31; e copia della comunicazione SIAE. Se lo spettacolo dovesse superare le 150 unità la normativa di riferimento è la circolare n.11001/1/110

Scheda tecnica dell’iniziativa che indichi il Responsabile dell’evento, la descrizione puntuale dell’attività, il cronoprogramma accurato dell’attività considerando anche i tempi di allestimento e disallestimento il progetto esecutivo degli allestimenti, il numero massimo delle persone previste durante la manifestazione, elenco del personale coinvolto dalle ditte attuatrici, elenco degli autoveicoli delle ditte coinvolte, corredate da numeri targa da autorizzare; schede tecniche delle strumentazioni necessarie per la realizzazione dell’evento, compresa la fase di allestimento e disallestimento, planimetria con la collocazione dei mezzi, descrizione accurata delle modalità con le quali verranno utilizzate le attrezzature, certificazione di conformità di materiali e delle attrezzature secondo la normativa vigente in materia, piano di comunicazione, piano di accoglienza ad integrazione del conto terzi stabilito, ogni altra informazione utile a delineare con cura l’organizzazione dell’evento

1. L'amministrazione potrà richiedere in funzione delle specifiche caratteristiche dell'evento ulteriori dettagli tecnici e documentazione.

L’intera documentazione andrà trasmessa all’Amministrazione entro i 10 giorni successivi all’autorizzazione preliminare favorevole. Seguirà nei successivi 7 giorni la sottoscrizione dell’Atto di concessione.

Lo spazio è messo a disposizione alle condizioni accertate all'atto del sopralluogo come accettato, senza riserve, dal Responsabile Organizzativo/Concessionario.

Il Responsabile Organizzativo/Concessionario, nel corso della concessione:

• si attiene al pieno rispetto delle prescrizioni tecniche formulate in fase di istruttoria e alle eventuali ulteriori prescrizioni che si rendessero necessarie in corso d’opera per garantire il decoro e la tutela dl patrimonio;
• deve rispettare i tempi previsti dall’Art 10 | procedura pena la decadenza della domanda per impossibilità

di gestire i tempi di richiesta da parte dell’amministrazione

• ha l’obbligo di seguire il cronoprogramma e quanto definito nel parere preliminare, di svolgere le attività in presenza del personale in conto terzi;
• si assume ogni responsabilità per eventuali danni arrecati a cose o persone nello svolgimento delle attività da essi stessi svolte;
• prende in consegna temporanea gli spazi concessi e quanto in esso contenuto, divenendone responsabile ed è pertanto tenuto a servirsi dei beni osservando la diligenza e nel rispetto del decoro costante degli ambienti;
• risponde della perdita e/o deterioramento degli spazi concessi e di quanto in essi contenuto salvo che non dimostri che la perdita e/o il deterioramento siano avvenuti per cause a lui non imputabili.
• risponde di eventuali interferenze nello svolgimento dell’iniziativa (compresa la fase di allestimento e disallestimento) con l’attività museale, della gestione dei mezzi, attrezzature, gestione dei rifiuti e quanto può essere causa di compromissione con il decoro del complesso.
• non può modificare in alcun modo il piano organizzativo dell’iniziativa senza preventiva valutazione del

Servizio Concessioni d’uso, conto terzi, contenzioso legale e conseguente autorizzazione della Direzione.

L’inosservanza delle prescrizioni dettagliate nel parere preliminare comporterà l’esclusione dalla possibilità di presentare richieste di eventi all’interno del Complesso della Reggia di Caserta per 12 mesi.

Le iniziative che si svolgono in spazi della Reggia di Caserta dati in concessione d’uso non possono in alcun modo ledere l’immagine del Complesso pena la richiesta di danni.

Non è concesso l’uso dell’immagine della Reggia nella comunicazione dell’evento se non concordato e autorizzato dagli Uffici. L’eventuale uso dell’immagine della Reggia di Caserta, ambienti, beni o la realizzazione di riprese video e fotografiche per fini privati e/o commerciali dovrà essere oggetto di apposita richiesta.

In ogni caso all’atto della richiesta deve essere puntualmente specificata la strategia comunicativa. La stessa sarà preventivamente condivisa e approvata dall’Ufficio di Comunicazione.

La presenza di giornalisti durante l'evento deve essere comunicata e autorizzata.

Tutto ciò che potrà concretizzarsi nella fattispecie di pubblicità abusiva, comporterà l’applicazione da parte dell’Amministrazione dei canoni previsti dal Tariffario in vigore corrispondenti alla tipologia di pubblicità realizzata.

Eventuali allestimenti degli spazi in concessione devono tener conto della specifica connotazione architettonica degli ambienti rappresentandone sempre una esaltazione dei valori e mai una sottrazione ai valori spaziali propri sia del singolo luogo che dell’insieme di luoghi. A titolo esemplificativo si ricorda che il Palazzo è caratterizzato da una precisa scansione ritmica non solo degli ambienti ma anche degli elementi che li compongono (finestre, porte, volte, ecc) eventuali allestimenti devono quindi considerare un corretto rapporto con gli stessi.

L’eccezionale valore del monumento è rappresentato dalla sua spazialità. Pertanto, non saranno ammessi progetti che non consentano tale lettura come, ad esempio, temporanee chiusure dei vani porta e finestra con pannellature espositive, totem, ecc; eventuali controsoffittature che non permettano la completa percezione volumetrica degli ambienti; progetti di illuminazione che non consentano la corretta lettura delle volte; scelte cromatiche che non rispettino le preesistenze storico-artistiche-architettoniche, ecc. Anche gli allestimenti degli ambienti scoperti (Cortile I e II) dovranno essere oggetto di particolare attenzione. Si evidenziano, ad esempio, gli scorci visivi che dai cortili e dal Cannocchiale si creano verso il Parco e la Città, nonché quelli che dai cortili si generano verso il Cannocchiale. Tali visuali non dovranno essere intercluse da gazebo, tensostrutture, opere provvisionali, ecc.

In caso di allestimenti che prevedano il posizionamento di elementi, pareti, contro pareti, mobilio, piani di calpestio, coperture etc i progetti preliminari di allestimento devono pervenire all’amministrazione assieme alla Domanda. Il Servizio Accessibilità, valorizzazione funzionale del palazzo, allestimenti esprimerà la congruità al fine del parere favorevole, rimandando al sopralluogo la richiesta di ulteriori approfondimenti, e d in contradditorio pervenire ad eventuali modifiche del progetto presentato.

Analogamente, in caso di installazioni che prevedano il posizionamento all’interno del Parco e del Giardino inglese di gazebo, tensostrutture, palchi, graticci, pensiline, passerelle, gradinate, elementi di arredo, corpi illuminanti, ecc., i progetti preliminari di allestimento dovranno pervenire congiuntamente alla Domanda. Il Servizio Salvaguardia e valorizzazione del complesso del Parco esprimerà la congruità al fine dell’autorizzazione, rimandando al sopralluogo la richiesta di ulteriori approfondimenti, ed in contradditorio la definizione di eventuali modifiche del progetto presentato.

Il progetto generale di allestimento da corredare deve contenere i seguenti elaborati minimi:

• Relazione tecnica
• Relazioni specialistiche (eventuale impianto elettrico, illuminotecnico, condizionamento, ecc)
• Schede tecniche di tutti gli elementi e i materiali utilizzati (tinteggiature, pannellature, corpi illuminanti, )
• Planimetria con aree e ambienti in concessione d’uso per l’attività specifica, per depositi, servizi, guardaroba etc, collocazione delle postazioni di comunicazione, personale di accoglienza, arredi. Collocazione delle strumentazioni
• In caso di allestimenti piante, sezioni e prospetti, dettagli in caso di particolari situazioni progettuali
• Fotosimulazioni, in caso di allestimenti complessi o d’installazioni nei cortili, nel ‘Parco e nel Giardino

inglese

• Grafici che individuino l’impiantistica a corredo
• Progetto illuminotecnico in caso di allestimenti complessi che utilizzino illuminazioni straordinaria
• Cronoprogramma dei lavori
• Descrizione accurata di tutti i dispositivi di protezione delle strutture e finiture storiche e loro posizionamento (tappeti, moquette, pannelli, gomma piuma, tessuti, poliuretano …etc). In ogni caso non possono in alcun modo sistemi di fissaggio meccanico e chimico che possa danneggiare la struttura e le finiture degli ambienti

Ulteriori eventuali elaborati necessari alla piena rappresentazione del progetto di allestimento potranno essere richiesti in fase di istruttoria tecnica.

Le attrezzature di servizio che saranno introdotte nel Museo per l’organizzazione dell’evento saranno sottoposte alle seguenti prescrizioni.

• Le scale o piattaforme elevatrici utilizzate per il trasporto ai piani superiori di allestimenti andranno utilizzate previa copertura della balaustra di appoggio con materiali ed accorgimenti tali da preservarne la superficie e l’integrità.
• Per evitare i rischi connessi a fughe di gas e all’utilizzo di fiamme libere sono autorizzate solo cucine con piani ad induzione o forni per il riscaldamento di vivande.
• I gruppi elettrogeni introdotti nei cortili dovranno essere posizionati ad una distanza non inferiore a 5 mt dalle mura del Palazzo per evitare danni ed annerimenti.
• Ai fini della salvaguardia dell’ambiente l’amministrazione privilegia l’uso di mezzi elettrici

In qualsiasi momento l’Amministrazione potrà chiedere di allontanare i mezzi ritenuti non idonei al complesso monumentale perché inquinanti dal punto di vista ambientale e/o acustico, potenzialmente rischiosi per il patrimonio o semplicemente indecorosi.

Nelle sale non è consentito:

• superare i limiti di capienza comunicati dal parere preliminare
• ostacolare l'agevole apertura della porta principale e di quelle di emergenza con gli allestimenti e arredi
• montare strutture tali da arrecare il minimo danno, installare impianti, pavimentazioni o palchi fissi;
• depositare materiali infiammabili e ingombrare le vie d'esodo;
• l’uso di apparecchiature con fiamme libere, fornelli, stufe a gas, stufe elettriche, bombole a gas di

qualsiasi genere

• sovraccaricare le linee elettriche o approntare impianti di illuminazione a mezzo faretti o spot, o comunque diversi da quello esistente, fatte salve eventuali preventive autorizzazioni concesse al riguardo
• realizzare impianti temporanei non certificati
• appendere quadri, pannelli o quant'altro alle pareti
• collocare segnaletica e materiale promozionale senza autorizzazione o in difformità dalle indicazioni
• superare 50db di suono (misurabili dal Vestibolo Superiore a porte chiuse della Sala Romanelli in caso di evento in una delle tre Sale: Romanelli, della Gloria e della Vista) nello svolgimento delle attività sia per mancato rispetto del decoro che per eventuali danni causati da vibrazioni
• I sistemi di amplificazione sono consentiti esclusamene per il parlato e non per la riproduzione musicale

È inoltre escluso lungo i percorsi utilizzati, o in altri ambienti non dati in concessione d’uso, l’apposizione di decori, apparati comunicativi, materiali, ea attrezzature di qualsiasi genere. L’eventuale collocazione di totem informativi, preventivamente autorizzata, dovrà avvenire nei 30 minuti antecedenti l’evento; gli stessi dovranno, poi, essere rimossi nell’immediata conclusione dell’evento.

Specifiche prescrizioni relative alle singole iniziative saranno fornite in fase di istruttoria tecnica.